Zasady prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów

Prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, czyli ewidencji księgowej stosowanej w księgowości uproszczonej, wymaga przestrzegania kilku istotnych zasad wynikających z przepisów. Dokument taki musi zawierać wszelkie informacje dotyczące przychodów i wydatków firmy. Jego prowadzenie musi odbywać się według określonego systemu. Jakie są zasady prowadzenia KPiR?

Księga przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną formą księgowości służącą do wyliczania zobowiązań podatkowych. Należy w niej rejestrować wszelkie przychody, wydatki i zakupy danej firmy. Jej założenie powinno przypadać na dzień założenia działalności gospodarczej lub na 1 stycznia roku podatkowego. Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy każdej osoby fizycznej prowadzącej spółkę jawną, cywilną lub partnerską, a także osób, które osiągają dochody z działalności pozarolniczej, a ich rozliczenie z podatku odbywa się na zasadach ogólnych lub liniowo. Przychód zaś nie może przekraczać 1 200 000 euro. Jeśli tak nie jest, należy prowadzić pełną księgowość. Warto dodać, że istnieje możliwość indywidualnego zwolnienia z prowadzenia KPiR, gdy wystąpią szczególne okoliczności (wiek, stan zdrowia, wielkość i rodzaj przedsiębiorstwa). Zwolnienie to wystawiane jest na wniosek podatnika. Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona zarówno w wersji papierowej, jak i komputerowej – w tym wypadku konieczne jest korzystanie ze specjalnie stworzonych do tego celu programów i archiwizowanie informacji na nośnikach danych.

W jaki sposób prowadzić KPiR?

Księga powinna być prowadzona rzetelnie i zgodnie z przepisami. Należy wypełniać ją według określonego systemu – musi zawierać 17 kolumn ułożonych w odpowiedniej kolejności. Każda z kolumn przeznaczona jest na zawarcie konkretnych informacji – tłumaczy specjalista reprezentujący Biuro Rachunkowe AKRO w Warszawie.

Pierwsza z nich to liczba porządkowa. Numeracja może być podzielona na poszczególne miesiące lub być prowadzona ciągle dla całego roku. Druga to data dokonania danego wpisu – wydatku lub zysku. Trzecia kolumna jest numerem dowodu, na podstawie którego dokonuje się wpisu, np. numer z dokumentu zakupu lub sprzedaży. Czwarta stanowi nazwę podmiotu, z którym dokonywana jest transakcja. Może to być np. imię i nazwisko kontrahenta. Piąta kolumna przeznaczona jest na jego adres. Szósta wymaga dokładnego określenia rodzaju wydatku lub przychodu. Siódma musi zawierać kwotę przychodu, ósma to pozostałe przychody, takie jak np. odsetki z lokat bankowych. Dziewiąta jest sumą dwóch poprzednich kolumn. W dziesiątej należy zawrzeć informacje o wartości zakupu materiałów przeznaczonych do produkcji wyrobów własnych oraz zakupu towarów przeznaczonych do sprzedaży. Kolumna jedenasta zawiera koszty dodatkowe wynikające z kolumny nr 10, np. koszty transportu. Kolumna dwunasta jest przeznaczona na informacje o pensjach pracowników. W trzynastej wpisujemy wszystkie pozostałe, niewymienione wcześniej koszta. Czternasta jest podsumowaniem dwóch poprzednich. Piętnasta pozostaje zazwyczaj pusta. Kolejna zawiera koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową. Ostatnia, siedemnasta, to miejsce na wszelkie uwagi dotyczące poprzednich wpisów.