Systemy motywacyjne MBO, czyli zarządzanie przez cele

MBO, czyli Management by Objectives, można przetłumaczyć na polski jako „zarządzanie przez cele”. Już definicja tego systemu motywacyjnego niesie ze sobą wytłumaczenie, na czym mniej więcej polega. Zamiast na zadaniach pracownik skupia się na celu – a tym samym zyskuje większą swobodę w realizacji. Dodatkowo zwiększa się motywacja, a także zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach. Na czym dokładnie polega system motywacyjny MBO?

Krótka historia metody MBO

Na początku warto wspomnieć, skąd wziął się system zarządzania przez cel. Metodyka ta została po raz pierwszy opisana w 1954 roku przez Petera Druckera, który w swojej książce „Praktyka zarządzania” napisał: skuteczne zarządzanie musi kierować wizję i wysiłek całej kadry kierowniczej ku wspólnemu celowi. Wspólny cel łączy jednak nie tylko kadrę kierowniczą. Główna uwaga powinna skupić się na pracownikach, których motywacja, inicjatywa i aktywność gwarantują zadowalające wyniki i sukcesy firmy.

Metoda MBO w teorii

Założenia teoretyczne zarządzania przez cele są niezwykle proste. Wdrożenie dotyczy całej organizacji, a cele są kaskadowane: od zarządu, przez kadrę kierowniczą, aż po szeregowych pracowników. Pracownicy otrzymują cele co pewien czas, zazwyczaj nie więcej niż 5-7 celów w danym okresie. Każdy z nich jest określony ze względu na swoją wagę – niektóre są mniej, a inne bardziej istotne. Nie są szczegółowo określone. To pracownik ma znaleźć własną drogę do ich realizacji. Ważne jednak, aby na koniec okresu rozliczeniowego istniała możliwość mierzalnej oceny (na przykład zwiększonej liczby sprzedaży). Cele muszą być wyrażone według reguły S.M.A.R.T. – czyli muszą być konkretne, mierzalne, osiągalne, odpowiednie do możliwości danego pracownika oraz określone w czasie.

Tyle teoria. W praktyce mogą pojawić się pewne pułapki, przez które zarządzanie przez cele może nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Dlatego specjaliści z Nova Praxis podczas wdrażania systemu MBO w firmach zwracają uwagę na punkty ryzyka, które mogą przyczynić się do niepowodzenia.

System motywacyjny MBO w praktyce

Z założenia cele mają być wyznaczane kaskadowo: od góry do dołu. Nie zawsze ta metoda się sprawdza, dlatego lepszym rozwiązaniem może być wyznaczanie wytycznych przez zarząd, które następnie pracownik określi jako cele własnymi słowami. Dzięki temu lepiej będzie się z nimi utożsamiał oraz będą one dla niego bardziej zrozumiałe. Cele nie powinny być również bezpośrednim odniesieniem celów podwładnego na pracownika – zgodnie z zasadą adekwatności do kompetencji pracownika. Powinny być również wyznaczone w taki sposób, by podwładny umiał przełożyć je na konkretne zadania.

Nie zawsze możliwe jest stworzenie celów, które mogą być oceniane wartością liczbową. A oceny celów nie powinny być zero-jedynkowe. Lepiej, jeśli będą narastały proporcjonalnie. Zwłaszcza że zarządzanie przez cele jest systemem motywacyjnym – i dopiero powiązanie go z finansami i premiami dla pracowników może przynieść wymierne korzyści dla firmy.

Motywacja pracowników kluczem do osiągnięcia celu firmy

System MBO angażuje pracowników wszystkich szczebli w działania na rzecz rozwoju firmy. Każdy, nawet najmniejszy cel indywidualny jest powiązany z celami nadrzędnymi. Tym samym realizacja celów szeregowych pracowników przybliża firmę do realizacji celów długoterminowych i najważniejszych. Zaangażowanie pracowników nie byłoby jednak możliwe bez motywacji finansowej. Co prawda może wiązać się to z manipulacją ocenami i utratą obiektywności, jednak ostatecznie widoczne są rzeczywiste efekty w firmie.

Dzięki powiązaniu systemu MBO z finansami pracownicy wiedzą, z czym wiąże się osiągnięcie celu. Warto dodać, że pula premiowa powinna być określona z góry: ryzyko utraty części premii motywuje bardziej, niż możliwość jej osiągnięcia.

Dlaczego cel, a nie zadanie?

Zadanie ma zwykle ściśle określony sposób realizacji. Inaczej jest z celem – jeśli jest on abstrakcyjny, pracownik samodzielnie musi znaleźć drogę do jego realizacji. Tym samym wyzwala się kreatywność, a pracownik zyskuje poczucie wagi podejmowanych aktywności. Samodzielne wyznaczanie drogi do celu wpływa na determinację i chęć jego osiągnięcia. Wkład własny jest czynnikiem mobilizującym pracownika, a tym samym przybliżającym firmę do osiągnięcia nawet bardzo ambitnych celów.

Zalety wdrożenia systemu motywacyjnego MBO w firmie

Jedną z najważniejszych zalet zarządzania przez cele jest poprawa efektywności pracowników na wszystkich szczeblach. Jednocześnie są lepiej kontrolowani, wzrasta jakość ich pracy, a także motywacja. Dzięki standaryzacji oceny pracownicy są sprawiedliwiej wynagradzani, oceniani oraz upominani. Poprawia się również efektywność pracy kadry managerskiej.

Jednocześnie dzięki wdrożeniu systemu motywacyjnego MBO usprawnione zostaje krótko- i długoterminowe planowanie, a wszyscy pracownicy koncentrują się na działaniach istotnych dla funkcjonowania firmy. Poczucie współuczestnictwa we wspólnym dążeniu do celu pozytywnie wpływa na motywację, a tym samym przynosi wymierne korzyści – które można realnie zmierzyć.