Przetwarzanie korespondencji przychodzącej metodą cyfrową

Chociaż wykorzystanie tradycyjnej poczty wciąż bywa konieczne, obsługa papierowej korespondencji przychodzącej w przedsiębiorstwach nastręcza wielu trudności. Dotyczą one m.in. konieczności dostarczenia listu do odpowiedniej osoby w firmie, bezpiecznego przechowywania i precyzyjnego katalogowania tak, by w przyszłości możliwe było szybkie odnalezienie właściwego dokumentu.

Stosy papierowych dokumentów utrudniają zarządzanie zawartymi w nich informacjami. Obecnie dostępne są już narzędzia, umożliwiające cyfryzację korespondencji przychodzącej i włączenie jej do elektronicznego obiegu dokumentów. Przetwarzanie korespondencji przychodzącej metodą cyfrową pozwala połączyć wszystkie wiadomości w jednej, wspólnej bazie elektronicznej, a także skatalogować je w sposób ułatwiający poruszanie się w jej zasobach – opowiada ekspert z E.VOLUTION.

Cyfrowy obieg dokumentów

Do przetwarzania i obsługi dokumentów w przedsiębiorstwach i innych dużych organizacjach służą systemy DMS/EDM (Document Management System/Electronic Document Management). Takie rozwiązania umożliwiają udostępnianie pracownikom wszystkich dokumentów, w tym korespondencji, faktur, umów itd., w formie elektronicznej – bez względu na ich źródło i formę. Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów służy eliminacji papierowych dokumentów, zastąpieniu ich elektronicznymi kopiami, a przez to usprawnieniu zarządzania archiwum. Istotny wpływ na realizację tych założeń ma zintegrowany z DMS system workflow, który umożliwia modelowanie i kontrolę przepływu dokumentów między poszczególnymi użytkownikami.

Przetwarzanie korespondencji papierowej do elektronicznej

W celu włączenia korespondencji otrzymanej tradycyjną pocztą do cyfrowego obiegu dokumentów konieczna jest ich digitalizacja. Proces jest bardzo prosty i polega na skanowaniu papierowych listów i dodaniu ich do systemu DMS. Jednak to nie wystarczy, by list trafił do odpowiedniej osoby. Wszystkie listy przychodzące są klasyfikowane i sortowane dla uzyskania dodatkowych informacji. Systemowa analiza listów pozwala na ich oznaczenie i przypisanie do właściwego działu i wreszcie pracownika. Tak opracowany list trafia bezpośrednio do skrzynki e-mail odpowiedniego pracownika. Rozdział korespondencji odbywa się nie tylko na podstawie zawartości listów, ale także innych danych, np. numeru klienta lub zlecenia, kodu pocztowego itd. Ponadto moduł przetwarzania korespondencji automatycznie nadpisuje kolejne dokumenty w odpowiednim folderze centralnego archiwum cyfrowego, co w razie potrzeby ułatwia jego odnalezienie w przyszłości.