Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów, zwana popularnie KPiR, to jedno z podstawowych narzędzi księgowości dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Jest to dokument, który stanowi podstawę do obliczenia podatku dochodowego oraz przedstawienia go organom podatkowym. W niniejszym artykule omówimy, jak prowadzić KPiR oraz jak dokonywać wpisów w tym dokumencie. Poruszymy także kwestię przechowywania KPiR.

Jak dokonywać wpisów w KPiR?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów wymaga od przedsiębiorcy dokonywania regularnych wpisów dotyczących przychodów i kosztów poniesionych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wpisy te powinny być dokładne, rzetelne i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. W KPiR przedsiębiorca powinien odnotowywać wszystkie przychody uzyskane w ciągu danego okresu rozliczeniowego oraz wszystkie koszty poniesione w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Wszystkie wpisy powinny być dokonywane na bieżąco, najlepiej na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak faktury, paragony, umowy czy rachunki. Przy wprowadzaniu danych do Księgi Przychodów i Rozchodów należy pamiętać o tym, że nie wszystkie koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, koszty te muszą mieć związek bezpośredni z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz zostać udokumentowane w sposób wymagany przez przepisy prawa.

Jak przechowywać KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów, której prowadzenie oferuje m.in, Biuro Rachunkowe z Warszawy, powinna być przechowywana przez przedsiębiorcę przez okres co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, na którego potrzeby została sporządzona. Przechowywanie dokumentu należy prowadzić w sposób umożliwiający szybkie i łatwe jego odnalezienie oraz zapewnienie ochrony przed zniszczeniem lub zaginięciem. W przypadku prowadzenia elektronicznej wersji KPiR, przedsiębiorca powinien dbać o to, aby dokument był zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewniał integralność i autentyczność danych. W celu uniknięcia problemów związanych z utratą danych, warto regularnie wykonywać kopie zapasowe KPiR i przechowywać je w bezpiecznym miejscu.